集團開展2023年度檔案業務培訓工作

發布時間：2023/4/3 16:05:08    瀏覽次數：2064    來源： 集團辦公室 榮磊

為進一步提高集團系統內檔案人員的專業知識及業務實操技能，集團辦公室綜合檔案室結合往年在業務指導過程中發現的問題，于3月份分四批次，開展2023年度檔案業務培訓。重點圍繞綜合檔案室建立、工程檔案交底、施工期管理等方面內容開展檔案專題講座。主要培訓人員為二級權屬企業辦公室專兼職檔案員、工程部檔案兼職人員等60余人，參加本年度檔案業務培訓工作。

本次培訓結合2023年度檔案考核指標，針對新組建的兩家公司，系統講解綜合檔案室建立的規范要求，指導編制檔案制度，檔案硬件搭建與軟件使用。避免因長期資料未歸檔，造成原件遺漏、丟失的情況發生。通過對工程檔案交底的講解，對專兼職檔案員提出更高的要求。在項目開工前，對接各參建單位，明確工程檔號、項目文件編制、立卷歸檔及整理規范要求。配合公司檔案管理部門做好工程檔案管理工作，減少重復返工，提高檔案質量。

詳細講解工程資料如何開展關鍵環節飛行檢查。對項目部檔案業務開展監督和指導工作，現場檢查項目檔案管理、案卷質量是否規范，項目文件收集進度是否與工程建設進度同步等情況。避免因資料缺漏造成項目后期運行和利用,埋下隱患的情況發生。

倡導各權屬企業建立工程檔案管理的“五個一”。即建立：“一網”，項目檔案管理網絡；“一標”，項目文件管理標準；“一表”，符合建設項目實際的歸檔范圍和保管期限表；“一夾”，收集歸納項目檔案常見問題的文件夾；“一專家”，培養發揮“傳幫帶”作用的檔案專家。以上述標準和要求，提倡各權屬企業專兼職檔案員積極參與工程檔案全流程管理，熟悉工程立項、施工、竣工、運行等情況。對前期手續、合同文本、招投標資料開展預立卷，做到隨時產生、隨時移交。對紙質原件開展數字掃描，方便公司內部借查閱使用，避免資料原件因頻繁借閱產生破損、丟失等情況。檔案工作作為工程項目長期存續的物質載體，做到收集完備詳實。為工程項目創建品質工程，后續平穩運行，改造擴建等工作發揮項目檔案的積極作用。